El nuevo sistema para organizar eficazmente tu oficina


Consiste básicamente en dos cosas, tirar mucho, hasta más de 100 bolsas, y luego ordenar bien lo que has decidido conservar. Parece sencillo pero el proceso requiere meses de trabajo y altas dosis de paciencia.

El método se llama KonMari, una adaptación del nombre propio de la autora de “La magia del orden”, Marie Kondo, a quien la revista Time incluye entre las 100 personas más influyentes del mundo. Cerca de 4 millones de lectores de 30 países se han comprado el libro de la autora japonesa, país donde las casas tienden a pequeñas y donde se ejercita la práctica oriental del Feng Shui, basado en la ocupación consciente y armónica del espacio con el fin de lograr de éste una influencia positiva sobre las personas que lo ocupan.

Hay estudios que apuntan que el 90% de nuestro tiempo lo pasamos en interiores, de aquí la conveniencia de crear entornos donde nos sintamos confortables. El libro de Marie Kondo se enfoca, especialmente, a la organización del hogar, pero algunas de las herramientas que facilita ésta gurú del orden podrían ser igualmente aplicables a nuestro lugar de trabajo. Entre sus virtudes están que el método se erige como definitivo, es decir, que una vez puesto en marcha y finalizado el proceso, desaparece para siempre el riesgo del caos natural.

Primero desecha y luego organiza

“Empiezas por desechar. Luego, organizas tu espacio por completo y de un tirón. Si adoptas esta estrategia, nunca volverás al desorden”, porque el método KonMari no sólo tiene capacidad para transformar espacios sino también a las personas que lo llevan a cabo. “No es una simple serie de reglas sobre cómo clasificar, organizar y desechar cosas. Es una guía para adquirir la mentalidad correcta y así crear orden y volverse una persona organizada”, asegura.

La autora identifica dos causas principales en el desorden: se requiere demasiado esfuerzo para guardar las cosas o no está claro cuál es el lugar que les corresponde. Erradicar ambos males es lo que se propone el método cuyo seguimiento, para obtener impacto real, ha de ser al pie de la letra. Estos son los principales pasos.

De una sola vez, no poco a poco

Es, en opinión de Marie Kondo, la única forma de evitar el efecto rebote. Para ello conviene vaciar de golpe todas las estanterías, los cajones, los armarios o cualquier otro rincón que atesore objetos en el espacio que deseas organizar. Puede que semejante montón de cosas esparcidas por el suelo te provoque una crisis de ansiedad pero tendrás que respirar hondo y empezar a desechar, uno a uno, porque no podremos empezar a ordenar de nuevo hasta no terminar con el proceso de eliminación.

El criterio para tirar cosas

Varios son los factores que nos frenan a la hora tirar cosas: el valor físico, la función que cumplen, la información que aportan y el apego emocional. Salvo algún regalo personal, una planta o foto familiar entendemos que la última categoría tiene escasa presencia en la oficina. Problema solucionado porque, según Marie Kondo, son los más difíciles de despachar. El consejo general en este caso es quedarse sólo con lo que nos hace felices, previa reflexión sobre cada artículo.

La recomendación para lo no emocional es empezar por lo que resulta más fácil. A veces será tan obvio que no hará falta aplicar criterio alguno. Al revolver en el montón de cosas encontraremos no sólo varias que comparten la misma función sino también muchas literalmente repetidas. Títulos de libros, números de revistas, ratones desechados…También el sentido común nos ayudará en ocasiones a resolver dudas. Para qué queremos conservar un manual de la versión Word XP del 2001 si andamos ya por el Word 16.

Pero no siempre resulta tan sencillo elegir entre lo que conservamos y lo que se tira. La secuencia más eficiente en la oficina es libros, papeles, objetos varios y rarezas.

¿Qué hacer cuando no te decides a desechar algo?

La autora divide el juicio humano en dos tipos generales: intuitivo y racional. El juicio racional es el que suele causar problemas a la hora de eliminar. La duda más frecuente que nos asalta es la posibilidad de que podríamos necesitarlo después o que tirarlo sería desperdiciarlo. Ante dudas como estas la reflexión que debes hacer es si ese objeto sigue desempeñando la función para la que lo adquiriste y calcular la media del uso que le has dado durante los últimos años. Si ya han cumplido con su propósito y lleva años acumulando polvo en el cajón, deséchala.

Organizar por categorías

Para tirar y seleccionar los libros que conservarás -la autora dice no tener más de 30 volúmenes a la vez-, recomienda bajarlos todos al suelo y agruparlos conforme a 4 grandes categorías: generales (que lees por gusto), prácticos, visuales (gráficos) y revistas. Decide los que quieres conservar de cada una de las categorías y deshazte de los demás, incluidos los que llevan años esperando a que encuentres el momento propicio para leerlos.

En cuanto a los papeles la máxima que aplica es tirar todos los que no pertenezca a una de estas tres categorías: actualmente en uso, requeridos por un periodo limitado y para conservar indefinidamente. A la hora de archivarlos establece sólo dos categorías: papeles que deben guardarse y papeles de los que hay que encargarse. Asegúrate de conservarlos todos en un mismo espacio. En cuanto a los papeles que deben guardarse propone una subcatalogación conforme a la frecuencia de uso: ocasional y de uso frecuente. En el primer caso estarían las pólizas, contratos, garantías en vigor…La otra subcategoría es la más engañosa y la que tiende a multiplicarse por lo que conviene guardarlos en subcarpetas de plástico transparente para identificarlos antes.

Cómo ordenar las cosas

Empieza ahora el segundo gran salto del método KonMari, la organización, donde sólo establece dos reglas de oro: "guarda todos los objetos del mismo tipo en el mismo lugar y no disperses los espacios de almacenamiento". A raíz de ellas entiende que, “sólo hay dos maneras de clasificar las pertenencias: por tipo de objeto y por personas”.

Para llevarlo a cabo dispone de varias técnicas. Una es poner las estanterías dentro de un armario grande, para que todo se vea despejado.

Otra táctica en la que insiste es que “cuando de guardar se trata, lo vertical es lo mejor” aunque aquí la explicación se hace un poco farragosa cuando advierte de que “tan pronto como ponemos un documento encima de otro, el primero se aleja un poco de nuestra conciencia y, antes de que nos percatemos, tardamos en hacerle caso o incluso nos olvidamos por completo de que existe. Por estas razones te recomiendo almacenar verticalmente cualquier cosa que puedas”.

El efecto mágico de la organización

La última parte del libro recoge los beneficios "mágicos" que aporta la organización. No sólo disfrutarás de un entorno limpio donde encontrar a primera vista lo que necesitas, sin berrinches ni pérdida de tiempo, sino que también te beneficiarás de la real recompensa el método, un cambio interno donde tus ideas se aclaran, tu autoconfianza se acrecienta y donde tu vida, aligerada de peso, se orientará más al futuro que al pasado. "La organización cambia drásticamente la vida propia. Eso ocurre en el cien por cien de los que la practican", asegura.

Por Ana Delgado

Fuente: Emprendedores.es
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